Neste período de isolamento devido à pandemia da COVID-19, a tecnologia tem permitido que diversas atividades de empresas continuem sendo realizadas. Uma delas são as reuniões. Através da videoconferência online, colaboradores tratam de assuntos a distância a fim de manter a rotina de trabalho o mais próximo possível da que levavam presencialmente. A professora Loiva Medeiros, do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da Ulbra, deu dicas de como otimizar essas reuniões e aproveitar o tempo que, para muitos, hoje está escasso.

Para começar, é importante lembrar que as reuniões são poderosos instrumentos de comunicação. Não importa se presencial ou online, precisa-se ter algo para comunicar. Este algo tem de estar organizado em uma pauta que deve ser do conhecimento dos participantes. "Muitas reuniões são improdutivas porque os integrantes não têm a menor ideia do que será tratado, e, por isso, ficam privados de levar suas contribuições, que poderiam ter sido estruturadas antecipadamente", destacou. Outro ponto é que toda reunião precisa de uma boa condução. E, para isso, não necessariamente precisa ser o chefe. "Este pode fazer a abertura, dar as boas-vindas e explicar a pauta. Mas deverá ter alguém para conduzir o tema principal. Essa pessoa será responsável por interromper os desvios de assunto e conseguirá colocar o foco no ponto que está sendo tratado naquele momento", recomendou.  

A professora Loiva diz, ainda, que manter a reunião dentro da pauta e do tempo previsto - o qual nunca deve ultrapassar duas horas de duração - é o que garantirá o sucesso. Caso haja uma pauta extensa, deve-se procurar dividir em dois ou mais momentos. "Com isso, uma pessoa que participou de uma reunião que teve foco, que iniciou e terminou no horário pensado, voltará para a próxima muito mais motivada e preparada", explicou.

Impedindo distrações

As distrações estão bastante relacionadas aos barulhos, principalmente para quem está trabalhando de casa durante a pandemia. A recomendação é usar sempre uma sala fechada. Não sendo possível, o ideal é cuidar para desligar os barulhos à volta, como TVs, rádios, áudios, vídeos, etc. A atenção também deve ser com os microfones, que devem ficar desligados, sendo religados somente na hora da fala de cada um. As regras para que isso funcione devem ser apresentadas no início da reunião. "É importante deixar claro que as pessoas podem participar e dar opiniões a qualquer tempo, desde que se habituem a abrir e fechar o microfone", justificou. Relevante para evitar distração é usar corretamente também a câmera. Todos devem se habituar a desligá-la para os casos em que precisem sair da sala ou para fazer algum gesto próprio e necessário.

Interferência de terceiros

Para a professora, é muito acolhedor destinar um espaço inicial para as apresentações. Neste momento, cada um pode mostrar e apresentar as crianças, os familiares e os pets. "Essa ação serve de quebra-gelo e faz com que todos se sintam muito acolhidos, podendo falar um pouquinho do que lhe é tão importante no seu cotidiano, especialmente durante esta pandemia", orientou. Passado esse momento, os que não são participantes da reunião devem sair, e a partir daí o foco tem de ser integralmente na pauta estabelecida.

"Ressalvam-se, obviamente, as mulheres que têm filhos pequenos, que ainda mamam no peito, quando podem não ter com quem contar. Neste caso, a criança deve permanecer e a mãe cuidar o regramento do microfone desligado. Obviamente se a reunião puder ser adaptada aos horários desta mãe, melhor, pois sempre existe um horário no qual ela estará mais disponível para a pauta prevista", comentou. 

Perguntada sobre indicações para realização de reuniões online, a professora disse ter usado o Google Meet e Hangout. O Zoom e o Skype também podem ser utilizados e até mesmo o WhatsApp, para reuniões menores. Segundo ela, todos atendem bem com suas funcionalidades. "O determinante quase sempre será a qualidade da internet. Caso a conexão seja boa, a reunião fluirá bem", completou. 

Natã Nunes
Estudante de Jornalismo da Ulbra Canoas